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广西民族大学基本建设档案管理办法
2022-04-12 17:44   审核人:


第一条  为了提高我校基本建设档案(以下简称基建档案)的质量和管理水平,充分发挥基建档案在学校基本建设和管理工作中的作用,依据《中华人民共和国档案法》、《高等学校档案管理办法》、《高等学校基本建设类档案工作规范》等国家和自治区有关法律、法规,结合我校具体情况,特制定本管理办法。

第二条  基建档案是指在学校基本建设管理和基本建设工程项目活动过程中形成的具有保存价值的文件、图纸材料、图表、声像、照片、实物、财会帐册、凭证及报表决算等各种载体的文件材料。

第三条  南宁市城建档案馆和学校档案馆是基建档案永久保存的基地。基建处定期向南宁市城建档案馆和学校档案馆移交档案,确保档案材料完整、准确、系统、完全和有效利用。

第四条 基建档案管理工作要纳入基建工作计划、制度管理和基建管理工作人员职责范围之中,基建工程与建档工作同步进行,工程竣工验收与工程档案验收同步进行。

第五条  基建档案的归档范围:综合管理、项目前期文件(工程准备阶段文件)、勘察设计文件、监理文件、施工文件、竣工图、竣工验收文件等(具体详见附件)。

第六条 基建档案的部门立卷

1.基建处要明确一名领导分管基建档案管理工作,并配备相应专(兼)职档案人员,负责基建文件材料的形成、积累、归档工作。

  2.基建处接到基建项目建设任务后,在推进建设工作的同时布置形成积累基建文件档案材料的任务。

3.基建处分管基建档案工作的领导应随时了解基建项目主要工程进度,督促、指导专(兼)职档案员及工程技术人员做好基建文件材料的积累工作。

4.基建处的专(兼)职档案员和工程项目负责人应按照归档范围,分别做好平时基建文件材料的收集、整理工作。基建项目竣工验收时必须有学校档案馆工作人员参加。

5.基建处在工程招标及与勘察、设计、施工、监理等单位签订协议、合同时,应对工程文件的套数、费用、质量、移交时间等提出明确要求。

6.基建处负责组织、监督和检查勘察、设计、施工、监理等单位的工程文件的形成、积累和立卷归档工作;也可委托监理单位监督、检查工程文件的形成、积累和立卷归档工作。

7.基建处负责收集和汇总勘察、设计、施工、监理等单位立卷归档的工程档案。

第七条 归档文件的质量要求

1.归档的工程文件应为原件。

2.工程文件的内容及深度必须符合国家有关工程勘察、设计、施工、监理等方面的技术规范、标准和规程。

3.工程文件的内容必须真实、准确,与工程实际相符合,应字迹清楚,图样清晰,图表整洁,签字盖章手续完备。

4.工程文件应采用耐久性强的书写材料,如碳素墨水、蓝黑墨水,不得使用易褪色的书写材料,如:红色墨水、纯蓝墨水、圆珠笔复写纸、铅笔等。

5.工程文件中文字材料幅面尺寸规格宜为A4幅面 (297mmX210nmm)。图纸宜采用国家标准图幅。

6.工程文件的纸张应采用能够长期保存的韧力大、耐久性强的纸张。图纸一般采用蓝晒图,竣工图应是新蓝图。计算机出图必须清晰,不得使用计算机出图的复印件。

7.所有竣工图均应加盖竣工图章,竣工图章须包含相关规定要求的基本内容。

8.利用施工图改绘竣工图,必须标明变更修改依据;凡施工图结构、工艺、平面布置等有重大改变,或变更部分超过相关规定要求应当重新绘制竣工图。

9.不同幅面的工程图纸应按《技术制图复制图的折叠方法》(GB/106093--89)统一折叠成A4幅面(297mm×210mm),图标栏露在外面。

第八条  归档验收

1.对列入城建档案馆接收范围的工程,组织工程竣工验收前,学校档案馆监督指导基建处对准备归档的工程档案进行初步验收。不符合工程档案验收接收条件的项目,不得组织工程竣工验收。工程项目竣工备案后,取得档案馆出具的基建项目工程档案收集的初步意见,再提请城建档案馆对工程档案验收入库;提交城建档案馆的基建项目全部材料应同时移交学校档案馆存档一套。

2.对未列入城建档案馆接收范围的工程,组织工程竣工验收前,学校档案馆监督指导基建处对准备归档的工程档案进行初步验收。工程项目竣工备案后,提请学校档案馆对工程档案验收入库。

3.凡具有法律依据和凭证的重要文件材料(审批文件、产权证明、使用证明、处理产权纠纷等)在办理、处理完毕后应先由基建处及时归档;待工程项目竣工后,所有工程项目档案在竣工验收合格后移交学校档案馆归档。

4.移交时填写基建档案移交目录一式两份,连同案卷经档案馆清点无误后,交接双方在移交目录上签字盖章,各执一份存查。

第九条 基建档案的管理

1.竣工验收合格后的基建档案由学校档案馆集中统一管理。

2.属于本校基建项目的基建档案一般都属于永久保存。

3.为保证竣工图与工程现状相符,凡在改建、扩建、使用、维修、加固和管理过程中,工程发生变更时,必须按要求完善审批手续。

4.基建档案主要供本校利用,如外单位需查阅,须经基建处领导和档案馆领导批准,方可查阅。

5.存于档案馆的基建档案原则上不借出,如确需借出,须经基建处领导和档案馆领导共同批准,方可借出。借出档案必须按规定时间归还(一般为7个工作日,特殊情况除外)。造成基建档案丢失者,追究其责任。

  第十条  本办法由基建处和档案馆负责解释。

   第十一条  原《广西民族大学基本建设档案管理办法》民大【201960号文件废止,本办法自公布之日起执行。

附件:

基建类档案归档范围和保管期限表

   综合材料

                                                保管期限

1                 上级有关基建工作的文件                      
2                
本校基建工作规章制度                        
3                
基建工作计划、总结、简报                    
4                      
基建工作总体规划                      
5          
基建工作年度(季度)总结、统计报表                

6                   基建工程财务预、决算                      
7                全校性总体规划、设计总平面图                

8                  水、电、气管道分布图                      

9                 地质勘探、地形测量材料                      

 


建筑工程文件归档范围情况表

类别

归档文件

保存单位

建设

单位

设计

单位

施工

单位

监理

单位

城建

档案馆

(一)工程准备阶段文件

一、

立项文件

1

 项目建议书批复文件及项目建议书

2

 可行性研究报告批复文件及可行性研究报告

3

 专家论证意见、项目评估文件

4

 有关立项的会议纪要、领导批示

二、

建设用地、拆迁文件

1

 选址申请及选址规划意见通知书

2

 建设用地批准书

3

 拆迁安置意见、协议、方案等

4

 建设用地规划许可证及其附件

5

 土地使用证明文件及其附件

6

 建设用地钉桩通知单

三、

勘察、设计文件

1

 工程地址勘察报告

2

 水文地址勘察报告

3

 初步设计文件(说明书)

4

 设计方案审查意见

5

 人防、环保、消防等有关主管部门(对设计方案)审查意见

6

 设计计算书

7

 施工图设计文件审查意见

8

BIM设计文件

9

 节能设计备案文件

四、

招投标文件

1

 勘察、设计招投标文件

2

 勘察、设计合同

3

 施工招投标文件

4

 施工合同

5

 全过程咨询、工程监理招投标文件

6

全过程咨询、 监理合同

类别

归档文件

保存单位

建设

单位

设计

单位

施工

单位

监理

单位

城建

档案馆

五、

开工审批文件

1

 建设工程规划许可证及其附件

2

 建设工程施工许可证

六、

工程造价文件

1

 工程投资估算材料

2

 工程设计概算材料

3

 招标控制价格文件

4

 合同价格文件

5

 结算价格文件

七、

工程建设基本信息

1

 工程概况信息表

2

 建设单位工程项目负责人及现场管理人员名册

3

 监理单位工程项目总监及监理人员名册

4

 施工单位工程项目经理及质量管理人员名册

(二)监理文件

一、

监理管理文件

1

 监理规划

2

 监理实施细则

3

 监理月报

4

 监理会议纪要

5

 监理工作日志

6

 监理工作总结

7

 工作联系单

8

 监理工程师通知

9

 监理工程师通知回复单

10

 工程暂停令

11

 工程复工报审表

二、

进度控制文件

1

 工程开工报审表

2

 施工进度计划报审表

三、

质量控制文件

 

类别

归档文件

保存单位

建设

单位

设计

单位

施工

单位

监理

单位

城建

档案馆

1

 质量事故报告及处理资料

2

 旁站监理记录

3

 见证取样和送检人员备案表

4

 见证记录

5

 工程技术文件报审表

四、

造价控制文件

1

 工程款支付

2

 工程款支付证书

3

 工程变更费用报审表

4

 费用索赔申请表

5

 费用索赔审批表

五、

工期管理文件

1

 工期延期申请表

2

 工期延期审批表

六、

监理验收文件

1

 竣工移交证书

2

 监理资料移交书

(三)施工文件

一、

施工管理文件

1

 工程概况表

2

 施工现场质量管理检查记录

3

 企业资质证书及相关专业人员岗位证书

4

 分包单位资质报审表

5

 建设单位质量事故勘察记录

6

 建设工程质量事故报告书

7

 施工检测计划

8

 见证试验检测汇总表

9

 施工日志

二、

施工技术文件

1

 工程技术文件报审表

2

 施工组织设计及施工方案

3

 危险性较大分部分项工程施工方案

4

 技术交底记录

类别

归档文件

保存单位

建设

单位

设计

单位

施工

单位

监理

单位

城建

档案馆

5

 图纸会审记录

6

 设计变更通知单

7

 工程洽商记录(技术核定单)

三、

进度造价文件

1

 工程开工报审表

2

 工程复工报审表

3

 施工进度计划报审表

4

 施工进度计划

5

 人、机、料动态表

6

 工程延期申请表

7

 工程款支付申请表

8

 工程变更费用报审表

9

 费用索赔申请表

四、

施工物资出厂质量证明

及进场检测文件

出厂质量证明文件及检测报告

1

 砂、石、砖、水泥、钢筋、隔热、保温、防腐材料、轻骨料出厂证明文件

2

 其他物资出厂合格证、质量保证书、检测报告和报关单或商检证等

3

 材料、设备的相关检验报告、型式检测报告、3C强制认证合格证书或3C标志

4

 主要设备、器具的安装使用说明书

5

 进口的主要材料设备的商检证明文件

6

 涉及消防、安全、卫生、环保、节能的材料、设备的检测报告或法定机构出具的有效证明文件

7

 其他施工物资产品合格证、出厂检验报告

进场检验通用表格

1

 钢材试验报告

2

 水泥试验报告

3

 砂试验报告

4

 碎(卵)石试验报告

类别

归档文件

保存单位

建设

单位

设计

单位

施工

单位

监理

单位

城建

档案馆

5

 外加剂试验报告

6

 防水涂料试验报告

7

 防水卷材试验报告

8

 砖(砌块)试验报告

9

 预应力筋复试报告

10

 预应力锚具、夹具和连接器复试报告

11

 装饰装修用门窗复试报告

12

 装饰装修用人造木板复试报告

13

 装饰装修用花岗石复试报告

14

 装饰装修用安全玻璃复试报告

15

 装饰装修用外墙面砖复试报告

16

 钢结构用钢材复试报告

17

 钢结构用防火涂料复试报告

18

 钢结构用焊接材料复试报告

19

 钢结构用高强度大六角头螺栓连接副复试报告

20

 钢结构用扭剪型高强螺栓连接副复试报告

21

 幕墙用铝塑板、石材、玻璃、结构胶复试报告

22

 散热器、供暖系统保温材料、通风与空调工程绝热材料、风机盘管机组、低压配电系统电缆的见证取样复试报告

23

 节能工程材料复试报告

24

 其他物资进场复试报告

五、

施工记录文件

1

 隐蔽工程验收记录

2

 施工检查记录

3

 交接检查记录

4

 工程定位测量记录

5

 基槽 验线记录

6

 楼层平面放线记录

7

 楼层标高抄测记录

类别

归档文件

保存单位

建设

单位

设计

单位

施工

单位

监理

单位

城建

档案馆

8

 建筑物垂直度、标高观测记录

9

 沉降观测记录

10

 基坑支护水平位移监测记录

11

 桩基、支护测量放线记录

12

 地基验槽记录

13

 地基钎探记录

14

 混凝土浇灌申请书

15

 预拌混凝土运输单

16

 混凝土开盘鉴定

17

 混凝土拆模申请单

18

 混凝土预拌测温记录

19

 混凝土养护测温记录

20

 大体积混凝土养护测温记录

21

 大型构件吊装记录

22

 焊接材料烘焙记录

23

 地下工程防水效果检查记录

24

 防水工程试水检查记录

25

 通风(烟)道、垃圾道检查记录

26

 预应力筋张拉记录

27

 有粘结预应力结构灌浆记录

28

 钢结构施工记录

29

 网架(索膜)施工记录

30

 木结构施工记录

31

 幕墙注胶检查记录

32

 自动扶梯、自动人行道的相邻区域检查记录

33

 电梯电气装置安装检查记录

34

 自动扶梯、自动人行道电气装置检查记录

35

 自动扶梯、自动人行道整机安装质量检查记录

36

 其他施工记录文件

六、

施工试验记录及检测文件

通用表格

 

类别

归档文件

保存单位

建设

单位

设计

单位

施工

单位

监理

单位

城建

档案馆

1

 设备单机试运转记录

2

 系统试运转调试记录

3

 接地电阻测试记录

4

 绝缘电阻测试记录

建筑与结构工程

1

 锚杆试验报告

2

 地基承载力检验报告

3

 桩基检测报告

4

 土工击实试验报告

5

 回填土试验报告(应附图)

6

 钢筋机械连接试验报告

7

 钢筋焊接连接试验报告

8

 砂浆配合比申请书、通知单

9

 砂浆抗压强度试验报告

10

 砌筑砂浆试块强度统计、评定记录

11

 混凝土配合比申请书、通知单

12

 混凝土抗压强度试验报告

13

 混凝土试块强度统计、评定记录

14

 混凝土抗渗试验报告

15

 砂、石、水泥放射性指标报告

16

 混凝土碱总量计算书

17

 外墙饰面砖样板粘结强度试验报告

18

 后置埋件抗拔试验报告

19

 超声波探伤报告、探伤记录

20

 钢构件射线探伤报告

21

 磁粉探伤报告

22

 高强度螺栓抗滑移系数检测报告

23

 钢结构焊接工艺评定

24

 网架节点承载力试验报告

25

 钢结构防腐、防火涂料厚度检测报告

26

 木结构胶缝试验报告

27

 木结构构件力学性能试验报告

28

 木结构防腐剂试验报告

类别

归档文件

保存单位

建设

单位

设计

单位

施工

单位

监理

单位

城建

档案馆

29

 幕墙双组份硅酮结构胶混匀性及拉断试验报告

30

 幕墙的抗风压性能、空气渗透性能、雨水渗透性能及平面内变形性能检测报告

31

 外门窗的抗风压性能、空气渗透性能和雨水渗透性能检测报告

32

 墙体节能工程保温板材与基层粘结强度现场拉拔试验

33

 外墙保温浆料同条件养护试件试验报告

34

 结构实体混凝土强度验收记录

35

 结构实体钢筋保护层厚度验收记录

36

 围护结构现场实体检验

37

 室内环境检测报告

38

 节能性能检测报告

39

 其他建筑与结构施工试验记录与检测文件

给水排水及供暖工程

1

 灌(满)水试验记录

2

 强度严密性试验记录

3

 通水试验记录

4

 冲(吹)洗试验记录

5

 通球试验记录

6

 补偿器安装记录

7

 消火栓试射记录

8

 安全附件安装检查记录

9

 安全阀定压合格证书

10

 自动喷水灭火系统联动试验记录

11

 其他给水排水及供暖施工试验记录与检测文件

建筑电气工程

 

类别

归档文件

保存单位

建设

单位

设计

单位

施工

单位

监理

单位

城建

档案馆

1

 电气接地装置平面示意图表

2

 电气器具通电安全检查记录

3

 电气设备空载试运行记录

4

 建筑物照明通电试运行记录

5

 大型照明灯具承载试验记录

6

 漏电开关模拟试验记录

7

 大容量电气线路结点测温记录

8

 低压配电电源质量测试记录

9

 建筑物照明系统照度测试记录

10

 其他建筑电气施工试验记录与检测文件

智能建筑工程

1

 综合布线测试记录

2

 光纤损耗测试记录

3

 视频系统末端测试记录

4

 子系统检测记录

5

 系统试运行记录

6

 其他智能建筑施工试验记录与检测文件

通风与空调工程

1

 风管漏光检测记录

2

 风管漏风检测记录

3

 现场组装除尘器、空调漏风检测记录

4

 各房间室内风量测量记录

5

 管网风量平衡记录

6

 空调系统试运转调试记录

7

 空调水系统试运转调试记录

8

 制冷系统气密性试验记录

9

 净化空调系统检测记录

10

 防排烟系统联合试运行记录

11

 其他通风与空调施工试验记录与检测文件

电梯工程

1

 轿厢平层准确度测量记录

2

 电梯层门安全装置检测记录

类别

归档文件

保存单位

建设

单位

设计

单位

施工

单位

监理

单位

城建

档案馆

3

 电梯电气安全装置检测记录

4

 电梯整机功能检测记录

5

 电梯主要功能检测记录

6

 电梯负荷试运行试验记录

7

 电梯负荷运行试验曲线图表

8

 电梯噪声测试记录

9

 自动扶梯、自动人行道安全装置检测记录

10

 自动扶梯、自动人行道整机性能、运行试验记录

11

 其他电梯施工试验记录与检测文件

七、

施工质量验收文件

1

 检验批质量验收记录

2

 分项工程质量验收记录

3

 分部(子分部)工程质量验收记录

4

 建筑节能分部工程质量验收记录

5

 自动喷水系统验收缺陷项目划分记录

6

 程控电话交换系统分项工程质量验收记录

7

 会议电视系统分项工程质量验收记录

8

 卫星数字电视系统分项工程质量验收记录

9

 有限电视系统分项工程质量验收记录

10

 公共广播与紧急广播系统分项工程质量验收记录

11

 计算机网络系统分项工程质量验收记录

12

 应用软件系统分项工程质量验收记录

13

 网络安全系统分项工程质量验收记录

14

 空调与通风系统分项工程质量验收记录

15

 变配电系统分项工程质量验收记录

16

 公共照明系统分项工程质量验收记录

17

 给水排水系统分项工程质量验收记录

18

 热源和热交换系统分项工程质量验收记录

类别

归档文件

保存单位

建设

单位

设计

单位

施工

单位

监理

单位

城建

档案馆

19

 冷冻和冷却系统分项工程质量验收记录

20

 电梯和自动扶梯系统分项工程质量验收记录

21

 数据通信接口分项工程质量验收记录

22

 中央管理工作站及操作分站分项工程质量验收记录

23

 系统实时性、可维护性、可靠性分项工程质量验收记录

24

 现场设备安装及检测分项工程质量验收记录

25

 火灾自动报警及消防联动系统分项工程质量验收记录

26

 综合防范功能分项工程质量验收记录

27

 视频安防监控系统分项工程质量验收记录

28

 入侵报警系统分项工程质量验收记录

29

 出入口控制(门禁)系统分项工程质量验收记录

30

 巡更管理系统分项工程质量验收记录

31

 停车场(库)管理系统分项工程质量验收记录

32

 安全防范综合管理系统分项工程质量验收记录

33

 综合布线系统安装分项工程质量验收记录

34

 综合布线系统性能检测分项工程质量验收记录

35

 系统集成网络连接分项工程质量验收记录

36

 系统数据集成分项工程质量验收记录

37

 系统集成整体协调分项工程质量验收记录

38

 系统集成综合管理及冗余功能分项工程质量验收记录

类别

归档文件

保存单位

建设

单位

设计

单位

施工

单位

监理

单位

城建

档案馆

39

 系统集成可维护性和安全性分项工程质量验收记录

40

 电源系统分项工程质量验收记录

41

 其他施工质量验收文件

八、

施工验收文件

1

 单位(子单位)工程竣工预验收报验表

2

 单位(子单位)工程质量竣工验收记录

3

 单位(子单位)工程质量控制资料核查记录

4

 单位(子单位)工程安全和功能检验资料核查及主要功能抽查记录

5

 单位(子单位)工程观感质量检查记录

6

 施工资料移交书

7

 其他施工验收恩静

(四)竣工图

1

 建筑竣工图

2

 结构竣工图

3

 钢结构竣工图

4

 幕墙竣工图

5

 室内装饰竣工图

6

 建筑给水排水及供暖竣工图

7

 建筑电气竣工图

8

 智能建筑竣工图

9

 通风与空调竣工图

10

 室外工程竣工图

11

 规划红线内的室外给水、排水、供热、供电、照明管线等竣工图

12

 规划红线内的道路、园林绿化、喷灌设施等竣工图

(五)工程竣工验收文件

一、

竣工验收与备案文件

1

 勘察单位工程质量检查报告

2

 设计单位工程质量检查报告

类别

归档文件

保存单位

建设

单位

设计

单位

施工

单位

监理

单位

城建

档案馆

3

 施工单位工程竣工报告

4

 监理单位工程质量评估报告

5

 工程竣工验收报告

6

 工程竣工验收会议纪要

7

 专家组竣工验收意见

8

 工程竣工验收证书

9

 规划、消防、环保、民防、防雷等部门出具的认可文件或准许使用文件

10

 房屋建筑工程质量保修书

11

 住宅质量保证书、住宅使用说明书

12

 建设工程竣工验收备案表

13

 建设工程档案预验收意见

14

 城市建设档案移交书

二、

竣工决算文件

1

 施工决算文件

2

 监理决算文件

三、

工程声像资料等

1

 开工前原貌、施工阶段、竣工新貌照片

2

 工程建设过程的录音、录像资料(重大工程)

四、

其他工程文件

注:表中符号“”表示必须归档保存;“”表示选择性归档保存。

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